Kontrolling tanácsadó szakemberek a közeledben

Mit csinál a kontrolling tanácsadó?

A kontrolling a cég számainak tervezése, mérése és elemzése, hogy a vezetés időben lássa, hol keletkezik és hol fogy el a pénz. A kontrolling tanácsadó az ügyfeleinek stratégiai és operatív szinten nyújt pénzügyi tanácsokat és támogatást.

Fő feladata a vállalat gazdasági és pénzügyi folyamatainak elemzése és optimalizálása. Emellett információt ad a vezetőknek a gazdasági és pénzügyi teljesítményről, valamint a belső folyamatok hatékonyságáról.

Milyen feladatokat végez a kontrolling tanácsadó?

A kontrolling tanácsadó munkája négy fő területre bontható.

• Pénzügyi elemzések és riportok készítése: a tanácsadó folyamatosan monitorozza és elemzi a vállalat pénzügyi teljesítményét. Ez magában foglalja a pénzügyi kimutatások és jelentések elkészítését, a költségvetési tervek és prognózisok készítését, valamint a pénzügyi mutatók és trendek elemzését. Ezek az elemzések és riportok segítenek a vezetőknek jobb döntéseket hozni és a vállalati eredményeket optimalizálni.
• Költségtervezés és költségkontroll: a tanácsadó segíti a vállalatot a költségvetési tervezésben és a költségkontrollban. Ez magában foglalja a költségvetési célok és céltartományok meghatározását, valamint a költségek monitorozását és elemzését a tervezetthez képest. A tanácsadó javaslatokat tesz a költségcsökkentési lehetőségekre és a hatékonyabb költségfelhasználásra.
• Üzleti folyamatok optimalizálása: a tanácsadó az üzleti folyamatokat is vizsgálja, és javaslatokat tesz azok optimalizálására. Ez magában foglalhatja a pénzügyi folyamatok automatizálását, a hatékonyság növelését és a belső ellenőrzési mechanizmusok kidolgozását. Célja, hogy javítsa a vállalati hatékonyságot és eredményességet.
• Pénzügyi tervezés és stratégiai támogatás: a tanácsadó részt vesz a vállalat pénzügyi tervezésében és a stratégiai döntések támogatásában. Segít a hosszú távú pénzügyi célok meghatározásában, a beruházási projektek értékelésében és a pénzügyi kockázatok kezelésében.

Mikor van szüksége egy kis- vagy középvállalkozásnak kontrollingra?

Egy kisebb cégnél ritkán van saját, főállású kontroller, ezért a feladatot sokszor külső tanácsadó végzi, havi vagy projekt alapon. Az alábbi helyzetek jelzik, hogy érdemes bevonni egy szakembert.

• Nő az árbevétel, de nem marad pénz: a forgalom emelkedik, a bankszámla egyenlege mégsem javul, és senki nem tudja megmondani, miért.
• Nem látszik, mi nyereséges: a cég nem tudja termékre, szolgáltatásra vagy ügyfélre lebontani, melyik hoz pénzt és melyik visz.
• Hitel, pályázat vagy befektető előtt: a bank, a pályázatkezelő vagy a befektető üzleti tervet, likviditási tervet és indokolt számokat kér.
• Késve érkeznek a számok: a vezetés csak a negyedéves vagy éves könyvelési zárás után látja, mi történt, amikor már nem lehet beavatkozni.
• Bővül a cég: új telephely, új üzletág vagy több projekt párhuzamos futása mellett már nem elég a fejben tartott áttekintés.

Mit kap a cég egy kontrolling megbízásban?

A megbízás eredménye nem egy egyszeri jelentés, hanem egy rendszeresen frissülő döntési alap. A tipikus kimenetek a következő öt elem.

• Költség- és fedezetelemzés: a tanácsadó szétválasztja a fix és a változó költségeket, és kiszámolja, mennyi fedezetet termel egy-egy termék vagy szolgáltatás. Szemléltető számpélda: ha egy termék eladási ára 10 000 Ft, a változó költsége 6 000 Ft, akkor darabonként 4 000 Ft fedezet marad a fix költségekre és a nyereségre.
• Fedezeti pont: ebből kiderül, mekkora forgalom kell ahhoz, hogy a cég ne veszítsen pénzt. Ugyanennél a terméknél havi 400 000 Ft fix költség mellett 100 darab eladása után kezd nyereséget termelni a termék.
• Cash-flow terv: hónapokra bontva mutatja, mikor jön be és mikor megy ki a pénz. Így előre látszik, ha egy nagy beszerzés vagy egy késve fizető vevő miatt szűkös lesz a likviditás.
• Terv-tény elemzés: havonta összeveti a tervezett és a tényleges számokat, és megnevezi az eltérés okát, például drágult anyagot vagy elmaradt megrendelést.
• KPI-riport és vezetői dashboard: néhány kulcsmutató, például árbevétel, fedezet, kintlévőség és készlet, egy oldalon, rendszeres időközönként. A jó riport egy oldalon elfér, és a vezető pár perc alatt átlátja.

Miben más a kontrolling, mint a könyvelés?

A két terület ugyanabból az adatból dolgozik, de más kérdésre válaszol. A könyvelő a múltat rögzíti a jogszabályok szerint, ezért a bevallásokhoz és a beszámolóhoz a szakszerű könyvelés minden cégnek kötelező. A kontrolling ugyanezekből a számokból a jövőt tervezi, és belső döntésekhez készít elemzést.

A kettő jól kiegészíti egymást. Ha a könyvelés naprakész és pontos, a kontrolling tanácsadó gyorsabban és olcsóbban tud dolgozni belőle.

Mire figyelj, amikor kontrolling tanácsadót választasz?

Az első egyeztetésen hat kérdést érdemes feltenni a tanácsadónak.

• Iparági tapasztalat: dolgozott-e már hasonló méretű és profilú céggel, például gyártóval, kereskedővel vagy szolgáltatóval?
• Adatforrás: milyen adatból dolgozik, és mit kér a könyvelőtől, a számlázó programból vagy a vállalatirányítási rendszerből?
• Riport gyakorisága: havonta, negyedévente vagy csak projekt végén kapod meg az elemzést?
• Eszköz: táblázatkezelőben vagy üzleti intelligencia (BI) programban készül a riport, és hozzáférsz-e magad is?
• Megbízási forma: egyszeri projektről, például egy üzleti tervről, vagy folyamatos, kiszervezett kontrollingról van szó?
• Díjazás és titoktartás: óradíjas, havi átalánydíjas vagy projektdíjas a megbízás, és szerepel-e titoktartási vállalás a szerződésben?

Írd le az ajánlatkérésben, mekkora a cég, milyen tevékenységet végez, és milyen döntéshez kell a segítség. Így a szakemberek pontosabb ajánlatot tudnak adni.

Gyakori kérdések a kontrollingról

Mi a kontrolling egyszerűen megfogalmazva?

A kontrolling a cég pénzügyi tervezése, mérése és elemzése a vezetői döntések támogatására. Megmutatja, mi termel pénzt, mi viszi, és mire számíthat a cég a következő hónapokban.

Kell-e kontrolling egy kis cégnek?

Jogszabály nem írja elő, de akkor érdemes, ha nő a forgalom, több termék vagy projekt fut egyszerre, vagy hitelhez, pályázathoz kell üzleti terv. Kisebb cégnél gyakori a havi, kiszervezett formában végzett kontrolling.

Helyettesítheti-e a kontrolling tanácsadó a könyvelőt?

Nem. A könyvelés jogszabályi kötelezettség, a kontrolling erre épülő belső elemzés. A kettő kiegészíti egymást, és a pontos könyvelés a jó kontrolling feltétele.

Mit kell átadni a kontrolling tanácsadónak az induláshoz?

Jellemzően a főkönyvi kivonatot, az utolsó beszámolót, a vevő- és szállítói listát, valamint a számlázó vagy vállalatirányítási rendszer exportját. A pontos listát a tanácsadó az első egyeztetésen adja meg.