Az irodaköltöztetés a lakossági költözéstől abban különbözik legjobban, hogy itt nem csak a bútor mozgatása a kockázat, hanem az, hogy a cég működése minél kevesebb ideig álljon — ezért egy jó irodaköltöztetés-tervben az időzítés és az IT-eszközök kezelése legalább annyira fontos, mint az árajánlat.
Amit ebből a cikkből érdemes megjegyezni
- Irodaköltöztetésnél a költöztetők jellemzően csak helyszíni felmérés után adnak konkrét árajánlatot, mert a bútormennyiség és az IT-eszközök száma nagyon eltérő lehet cégenként.
- A legnagyobb kockázat nem a bútor, hanem az IT-eszközök (szerverek, hálózati eszközök) sérülésmentes szállítása és helyes visszakötése az új helyszínen.
- Az üzemidő-kiesés csökkentésére sokan hétvégére vagy esti órákra időzítik az irodaköltöztetést, még ha ez felárral is jár.
- Az iratmegsemmisítés és a régi, feleslegessé vált irodai bútorok elszállítása gyakran kapcsolódó, de külön árazott szolgáltatás.
- Minél korábban tájékoztatod a munkavállalókat és rendezed a saját dobozolást (személyes tárgyak), annál kevesebb idő megy el a tényleges költöztetés napján.
- Egy jó költözési checklist logikája irodai környezetben is működik, csak a bútor és a személyes tárgyak mellé az IT-eszközök és a céges dokumentumok kezelése is bekerül.
Miben más az irodaköltöztetés egy lakossági költözéshez képest?
A legnagyobb különbség nem a bútor mennyiségében van, hanem abban, hogy egy irodai költöztetésnél a cég működésének leállása valós, mérhető költséget jelent — minden óra, amíg a munkatársak nem tudnak dolgozni, pénzbe kerül. Emiatt az irodaköltöztetésnél a szervezés (időzítés, IT-eszközök tervezése, felelősök kijelölése) legalább annyira fontos szempont, mint az árajánlat maga — a hazai irodaköltöztetéssel foglalkozó szakcégek is a tervezést emelik ki a folyamat legfontosabb elemeként.
Az irodák, cégek és nagyobb ingatlanok esetében a költöztetők jellemzően csak helyszíni felmérést követően adnak konkrét árajánlatot, mert a bútormennyiség, az IT-eszközök száma és az esetleges speciális berendezések (szerverszekrény, nagy nyomtatók) cégenként nagyon eltérőek.
Milyen szervezési lépéseket érdemes időben elkezdeni?
| Mikor | Mit intézz |
|---|---|
| 4-6 héttel előtte | Ajánlatkérés több költöztetőtől, helyszíni felmérés lekérése |
| 2-3 héttel előtte | Munkavállalók tájékoztatása, saját tárgyak dobozolásának megkezdése |
| 1 héttel előtte | IT-eszközök leltározása, felelősök kijelölése a le- és felszereléshez |
| A költözés napján | IT-eszközök külön, jelölt kezelése, biztonsági mentés előre |
| Utána | Iratmegsemmisítés és feleslegessé vált bútorok elszállítása |
Hogyan kezeld az IT-eszközöket az irodaköltöztetés során?
A számítógépek, monitorok és nyomtatók viszonylag egyszerűen szállíthatók, de a szerverek és a hálózati eszközök speciális odafigyelést igényelnek: érdemes előre lefotózni a kábelezést, egyértelműen megjelölni, melyik kábel hova tartozik, és biztonsági mentést készíteni minden kritikus adatról, mielőtt a szerver egyáltalán lekerül a helyéről — a szervereket és IT-egységeket kezelő szakcégek pont ezt a körültekintést emelik ki a szolgáltatásuk garanciájaként. Ha bizonytalan vagy, kérdezd meg a költöztetőt, hogy van-e tapasztalata kifejezetten IT-eszközök szállításában, vagy inkább egy külön IT-szakembert vonj be a le- és felszereléshez.
Mikor érdemes időzíteni az irodaköltöztetést az üzemidő-kiesés csökkentésére?
A legtöbb cég hétvégére vagy péntek este/hétfő reggel közé próbálja beütemezni az irodaköltöztetést, hogy a munkanapokból minél kevesebb menjen veszendőbe. Ez a költöztetés árát tekintve felárral járhat (hétvégi/esti pótdíj), de a cég működésének folytonossága szempontjából ez sok esetben megtérül — több hazai irodaköltöztető cég is kifejezetten a munkaidőn kívüli, minél kevesebb zavarást okozó időpontokat ajánlja erre a célra. Ha az iroda mérete engedi, egy fokozatos, hétvégéken zajló, több lépcsős átköltözés is szóba jöhet, hogy egyszerre sose álljon meg teljesen a munka.
Mi történik a régi, feleslegessé vált irodai bútorokkal és iratokkal?
Az irodaköltöztetés jó alkalom arra is, hogy megszabadulj a felesleges, régi bútoroktól és a már nem szükséges papíralapú iratoktól. A bizalmas dokumentumok esetében ez nem egyszerű kidobás — érdemes iratmegsemmisítő szolgáltatást igénybe venni, ami sok esetben a lomtalanítással egy időben, kapcsolódó szolgáltatásként is elérhető. A megmaradó, még használható bútorokat érdemes eladni vagy elajándékozni, mielőtt a lomtalanításra kerülne a sor — ugyanez a logika érvényes, mint amit a költöztetés és lomtalanítás egyben rendeléséről írt cikkünkben részleteztünk.
Hogyan válassz irodaköltöztetésre szakosodott céget?
Ugyanazok az alapelvek érvényesek, mint egy lakossági költözésnél: kérj írásos, tételes árajánlatot, tisztázd előre, hogy mi számít alap szolgáltatásnak és mi felár, és kérdezz rá a biztosításra — ezekről bővebben a megbízható költöztető cég kiválasztásáról szóló cikkünkben írtunk. Irodaköltöztetésnél emellett külön érdemes rákérdezni, hogy a cég vállal-e IT-eszköz szállítást, és van-e referenciája hasonló méretű (létszámú) iroda költöztetéséről. Ha a berendezés között nehéz, különleges tárgyak (pl. páncélszekrény, szerverszekrény) is vannak, nézd meg a nehéz tárgyak szállítása oldalt is.
Gyakran ismételt kérdések az irodaköltöztetésről
Mennyi idővel előre kell megkezdeni az irodaköltöztetés tervezését?
Nagyobb (10+ fős) iroda esetén 4-6 héttel előre érdemes elkezdeni az ajánlatkérést és a helyszíni felmérés lekérését, hogy legyen idő a szervezésre.
Miért drágább az irodaköltöztetés egy hasonló méretű lakossági költözésnél?
Az IT-eszközök speciális kezelése, a nagyobb bútormennyiség és az üzemidő-kiesés minimalizálására szolgáló hétvégi/esti időzítés felára együtt jellemzően magasabb végösszeget eredményez.
Ki foglalkozzon a szerverek le- és felszerelésével?
Ha a költöztető cégnek nincs kifejezett IT-tapasztalata, érdemes külön IT-szakembert bevonni a kritikus eszközök le- és felszereléséhez, biztonsági mentéssel és a kábelezés előzetes dokumentálásával.
Mit tegyek a bizalmas, feleslegessé vált irodai iratokkal?
Ezeket nem egyszerű kidobással, hanem iratmegsemmisítő szolgáltatással érdemes kezelni, amit sok esetben a lomtalanítással egy időben, kapcsolódó szolgáltatásként is el lehet intézni.
Mikor éri meg fokozatosan, több lépcsőben átköltözni?
Ha az iroda mérete és az elrendezés engedi, egy több hétvégén zajló, fokozatos átköltözés csökkentheti a kockázatot, hogy a munka egyszerre teljesen leálljon — ez különösen nagyobb, sok fős irodáknál lehet megfontolandó.
Kell-e külön költöztető céget hívni a nehéz, speciális irodai berendezésekhez?
Ha páncélszekrény, szerverszekrény vagy más kifejezetten nehéz tárgy is van az irodában, érdemes rákérdezni, hogy a kiválasztott költöztető vállalja-e ezt, vagy külön, nehéz tárgyak szállításában járatos szakembert kell bevonni.
Kérj ajánlatot irodaköltöztetésre
A JóSzakin egyszerre kérhetsz ajánlatot több, nagyobb volumenű és céges költöztetésben is tapasztalt szakembertől.
Nézd meg a költöztetés árakat