Hosztesz szakemberek a közeledben

A hostess a rendezvények vendégfogadásának kulcsszereplője: fogadja és eligazítja az érkezőket, segít a regisztrációnál, és gondoskodik arról, hogy a vendégek jól érezzék magukat. Egy felkészült hostess a konferenciáktól a kiállításokon és termékbemutatókon át a céges vacsorákig szinte minden eseményen a szervező arcát adja. A szolgáltatást magyarosan hoszteszként is keresik, és a megrendelők gyakran kedves, mosolygós hölgyet vagy lányt kérnek egy-egy alkalomra. Ezen az oldalon azt gyűjtjük össze, mit csinál pontosan egy rendezvényi hostess, milyen feladatokra keresik, és hogyan találsz megbízható szakembert a saját eseményedre.

A legfontosabbak röviden

• A hostess fő feladata a vendégfogadás: érkeztetés, regisztráció, eligazítás és figyelmes kiszolgálás.
• Leggyakoribb helyszínei a konferencia, a kiállítás, a termékbemutató és a promóciós kampány.
• A díjazás jellemzően órabéres, és a rendezvény hosszától, a létszámtól és a nyelvtudástól függ.
• Egy jó hostessnél a kedves megjelenés, a nyugodt kommunikáció és a megbízhatóság a három legfontosabb szempont.

Mit csinál egy rendezvényi hostess?

A hostess a rendezvény elejétől a végéig a vendégek kényelméért felel. Fogadja az érkezőket a bejáratnál, útba igazítja őket, és segít a ruhatárnál vagy a regisztrációs pultnál. A legtöbb eseményen ő az első ember, akivel a vendég találkozik, ezért a jó első benyomás nagyrészt rajta múlik.

A konkrét feladatok eseményről eseményre változnak. Egy konferencián a hostess névtáblákat oszt és termekbe kísér, egy termékbemutatón a terméket mutatja be és kérdésekre válaszol, egy céges vacsorán pedig italt szervíroz és koordinálja az asztalokat. A közös pont mindig ugyanaz: a vendég zökkenőmentes, kellemes élménye.

Milyen feladatokat lát el egy hostess egy eseményen?

A megrendelők a rendszerünkbe érkező kéréseikben nagyon hasonló feladatköröket írnak le. A visszatérő elemek jól mutatják, mire számíthatsz, ha hostesst foglalsz.

• Vendégfogadás és regisztráció: az érkezők üdvözlése, névsor- és jegyellenőrzés, karszalag felhelyezése.
• Ruhatár és italkínálás: a kabátok átvétele, pezsgő vagy üdítő töltése, a kínáló pult kezelése.
• Stand- és kiállításkísérés: a standnál az érdeklődők tájékoztatása, szórólapozás, a bemutatótér rendben tartása.
• Promóció és kóstoltatás: termékminták osztása, kampányüzenet átadása, bolt- vagy fesztiválnyitás támogatása.
• Tájékoztatás: a program, a helyszín és az időpontok ismertetése a vendégeknek.

Egy kiállításon például a hostess a standnál fogadja a látogatókat, kávét főz a vendégeknek, és magyarul vagy angolul ad felvilágosítást. Egy üzletnyitó kampányon ugyanez a szakember szórólapot oszt és bemutatja az új szolgáltatást a betérőknek.

Milyen eseményekre érdemes hostesst foglalni?

A hostess szolgáltatás szinte minden közönséges és üzleti eseményen hasznos. A leggyakoribb helyszíneket az alábbi lista foglalja össze, mindegyiknél egy tipikus feladattal.

• Konferencia: a hostess a regisztrációt bonyolítja és a résztvevőket a megfelelő terembe irányítja.
• Kiállítás és vásár: a standnál tájékoztat, mintát ad át, és segít az érdeklődők kiszolgálásában.
• Termékbemutató: a hostess bemutatja az árut, és megválaszolja a felmerülő kérdéseket.
• Céges rendezvény és gála: itt a ruhatár, az italkínálás és a vendégkoordináció a fő feladat.
• Promóciós kampány: fesztiválon vagy boltnyitáson a hostess kóstoltat és szórólapot oszt.
• Kérdőívezés és felmérés: például magánklinikán a hostess a páciensekkel tölteti ki heti több napon a kérdőíveket.

Egy 200 fős céges esthez például több hostessre is szükség lehet, hogy a regisztráció gyors maradjon. Egy kisebb termékbemutatóhoz viszont gyakran egyetlen felkészült szakember is elég. A megrendelők sokszor dátumhoz kötik az igényt, például egy konkrét novemberi vagy áprilisi hétvégére, pénteki vagy szombati napra keresnek hoszteszt.

Mennyibe kerül a hostess szolgáltatás?

A hostess díjazása jellemzően órabéres, és több tényező alakítja. A rendezvény hossza, a szükséges létszám, a nyelvtudás és a feladat jellege mind befolyásolja a végösszeget. Egy néhány órás promóció más árszinten mozog, mint egy egész napos, angol nyelvű kiállítási jelenlét.

Fontos, hogy őszinték legyünk az adatainkkal. A saját rendszerünkben jelenleg nincs elegendő beadott, piaci felhasználásra engedélyezett árajánlat ahhoz, hogy egyetlen, megbízható átlagárat közöljünk erre a szolgáltatásra. Ezért itt tudatosan nem adunk meg konkrét forintösszeget, hogy ne vezessünk félre senkit. A pontos árat mindig az adott esemény paramétereire kérd be a szakembertől. Ha a konkrét árazás szerkezete érdekel, a rendezvény hostess munka díjtételeit külön oldalon mutatjuk be.

Hogyan válassz megbízható hostesst?

A jó választás néhány egyszerű szemponton múlik. Érdemes elkérni a szakember korábbi rendezvényeinek listáját, és rákérdezni a hasonló eseményeken szerzett tapasztalatára. A nyelvtudás külön kérdés, ha külföldi vendégek is lesznek. Egy hotelben tartott üzleti konferenciára például érdemes olyan hoszteszt választani, aki már vállalt hasonló, egész napos munkát.

A foglalás előtt tisztázz minden részletet: a pontos időtartamot, a helyszínt, az öltözködési elvárást és a feladatköröket. Egy rövid, írásos összefoglaló mindkét félnek segít. Így a hostess pontosan tudja, mit vársz, és nem ér meglepetés az esemény napján.

Milyen készségek tesznek jó hostesst?

Egy kiváló hostessnél a feladat szakmai része viszonylag gyorsan megtanulható. A különbséget a hozzáállás és a kommunikáció adja. A vendég azt érzékeli, hogy figyelnek rá, és bármikor fordulhat kérdéssel a szakemberhez. A megrendelők nem véletlenül kérnek gyakran mosolygós, barátságos hölgyet vagy lányt egy-egy alkalomra.

• Kommunikáció: világos, udvarias beszéd és nyugodt fellépés nagy tömegben is.
• Megjelenés: ápolt, az eseményhez illő, gyakran egyeztetett öltözék.
• Nyelvtudás: sok nemzetközi rendezvényen az angol alapkövetelmény.
• Megbízhatóság: pontos érkezés és önálló, felelős munkavégzés.

Egy nemzetközi konferencián például az angolul magabiztosan beszélő hostess önállóan kezeli a külföldi vendégeket. Egy protokolláris, azaz kiemelt vendégeket is fogadó eseményen a nyugodt, gyakorlott fellépés külön értéket jelent.

Milyen valós feladatokkal keresik a hostesst az ügyfeleink?

Az alábbi idézetek valós, piaci felhasználásra engedélyezett ajánlatkérésekből származnak, amelyeket ügyfeleink a rendszerünkben adtak le. Jól mutatják, milyen konkrét munkákra foglalnak hostesst a megrendelők.

„A feladat ruhatárazni, pezsgőt poharakba kitölteni, italt szervírozni kínáló pult mögül.”

Ez egy esti céges rendezvény tipikus hostess-feladata, ahol a vendéglátás és a ruhatár a fő feladat.

„standnál Ügyfelek tájékoztatása, szórólap-séta, alap irodai munkák, vendégek kínálása”

Egy ügyfelünk kérése egy hajókiállításra szólt, ahol a standkísérés és a tájékoztatás volt a lényeg.

„feladatvégzés: regisztráció, karszalag felhelyezés, vendégkoordináció”

Ebben a valós esetben egy 220 fős csapatépítő eseményre kerestek öt hostesst a gyors regisztrációhoz.

„Feladat: jó hangulat, szimulátor kezelés segítséggel, ital töltögetés.”

Egy konferencián a hostess a jó hangulatért és a vendégek kiszolgálásáért is felelt.

„Kávé főzés, eligazítás, magyarul angolul, konyha, stand rendben tartás!”

Ez a kiállítási kérés jól mutatja, mennyire sokrétű lehet egy hostess napja, a nyelvtudástól a stand rendben tartásáig.

Gyakori kérdések a hostess szolgáltatásról

Mi a különbség a hostess és a házigazda között?

A hostess a host, vagyis a vendéglátó női megfelelője, és a rendezvényeken a vendégek fogadásával foglalkozik. A két szerep feladata lényegében azonos, csak a megnevezés tér el. A gyakorlatban mindkettő a vendégek kényelméért és jó élményéért dolgozik.

Mennyi idővel előre kell hostesst foglalni?

Egy kisebb eseményre akár néhány nappal korábban is találsz szabad hostesst. Nagyobb rendezvényre, több fős igénynél viszont érdemes egy-két héttel előre egyeztetni. A főszezonban, tavasszal és ősszel a jó szakemberek naptára gyorsan betelik.

Kell-e nyelvtudás egy hostesshez?

Ez a rendezvény jellegétől függ. Hazai, magyar nyelvű eseményen a nyelvtudás nem feltétel. Nemzetközi konferencián vagy kiállításon viszont az angol gyakran alapelvárás, és előnyt jelent minden további nyelv.

Egy vagy több hostessre lesz szükségem?

A létszám a vendégek számától és a feladatoktól függ. Egy termékbemutatóhoz gyakran egyetlen hostess is elég. Egy több száz fős gálán viszont több szakember dolgozik párhuzamosan, hogy a regisztráció és a kiszolgálás gördülékeny maradjon.