GDPR tanácsadó szakemberek a közeledben

GDPR tanácsadó

A GDPR tanácsadó olyan adatvédelmi szakember, aki felméri a vállalkozás adatkezelését, és segít a 2018 óta kötelező európai adatvédelmi rendeletnek megfelelni. A GDPR (General Data Protection Regulation) az Európai Unió adatvédelmi rendelete, amely minden magyar cégre, egyesületre és intézményre vonatkozik, ha személyes adatot kezel. A GDPR tanácsadó munkája három kézzelfogható eredményt ad: egy adatvédelmi szabályzatot, a munkatársaknak szóló tájékoztatást és egy felülvizsgálható nyilvántartást. Ez a hub a joszaki.hu adatvédelmi szakembereit mutatja be, és eligazít abban, melyik feladathoz melyik szolgáltatást érdemes kérni.

Az oldalon valódi, a rendszerünkbe beérkezett ügyféligényekre támaszkodunk, nem általános sablonokra. A joszaki.hu adatvédelmi kategóriájában 2018 óta tucatnyi hozzájárulással megosztott ajánlatkérés gyűlt össze, és ezek megmutatják, mit kérnek valójában a cégek. Az alábbi szakaszok ezekre a tényleges igényekre felelnek, lépésről lépésre.

Összefoglaló

• Felmér: a tanácsadó átnézi az adatkezelési folyamatokat és a kockázatokat.
• Dokumentál: elkészíti az adatvédelmi szabályzatot és a tájékoztatókat.
• Felkészít: betanítja a munkatársakat és beállítja az incidenskezelést.
• Felülvizsgál: évente aktualizálja a dokumentumokat a jogszabályi változások szerint.

Mit csinál egy GDPR tanácsadó?

A GDPR tanácsadó első lépése az adatvédelmi felmérés, amely feltárja, milyen személyes adatot, miért és meddig kezel a szervezet. A felmérés során a tanácsadó végigveszi a weboldalt, a szerződéseket, a kamerafelvételeket és a munkaügyi nyilvántartásokat. Ezután azonosítja a hiányosságokat, és rangsorolja őket aszerint, melyik jelenti a legnagyobb kockázatot. A kockázat iránya egyszerű: minél több érzékeny adatot kezel a cég, annál nagyobb a bírság esélye egy hatósági vizsgálatnál. A tanácsadó végül cselekvési tervet ad, amely a szabályzattól a munkatársi képzésig minden lépést tartalmaz.

Mikor van szükség adatvédelmi szabályzatra?

Adatvédelmi szabályzatra minden olyan vállalkozásnak szüksége van, amely ügyfél-, munkavállalói vagy látogatói adatot kezel. A szabályzat írja le, ki fér hozzá az adatokhoz, meddig tárolják őket, és hogyan kérheti valaki a törlésüket. Egy induló cégnek is kell szabályzat, mert a GDPR nem a cégmérethez, hanem az adatkezelés tényéhez köti a kötelezettséget. Ha a meglévő szabályzat régi, akkor a megrendelők jellemzően a GDPR aktualizálását kérik, nem új dokumentumot. A konkrét díjszabást és a tételes tartalmat a adatvédelmi szabályzat készítése oldalon találod meg.

Kell-e adatvédelmi tisztviselő a vállalkozásnak?

Adatvédelmi tisztviselőt a GDPR 37. cikke három esetben ír elő kötelezően. Az első: a szervezet közhatalmi vagy közfeladatot ellátó szerv, például egy óvoda, bölcsőde vagy könyvtár. A második: a fő tevékenység rendszeres, nagymértékű megfigyelést igényel. A harmadik: a cég nagy számban kezel különleges adatot, például egészségügyi adatot. Az adatvédelmi tisztviselő angol neve data protection officer (DPO), és a szerepe a folyamatos felügyelet, nem az egyszeri dokumentumkészítés. A kijelölt tisztviselő független, és közvetlenül a vezetésnek jelent.

Hogyan felel meg a kamerarendszer a GDPR-nak?

A munkahelyi kamerarendszer a GDPR egyik leggyakoribb buktatója, mert folyamatosan rögzít azonosítható személyeket. A megfeleléshez a cégnek előzetes érdekmérlegelést kell készítenie, amely igazolja, hogy a megfigyelés indokolt és arányos. Ki kell helyezni a tájékoztató táblákat, és rögzíteni kell a felvételek tárolási idejét. A tanácsadó megnézi a kamerák látószögét is, mert a közterületre vagy a szomszéd telkére irányuló kamera önmagában jogsértő lehet. Ha a kamerát biztonsági cég telepítette, akkor a cég és az üzemeltető közötti adatfeldolgozói szerződés is a megfelelés része.

Mennyibe kerül a GDPR tanácsadás?

A GDPR tanácsadás ára a cég méretétől, az adatkezelés összetettségétől és a kért dokumentumok körétől függ, ezért egyetlen fix összeg félrevezető lenne. Egy négyfős, egytelephelyes vállalkozás alapszabályzata lényegesen kevesebbe kerül, mint egy többtelephelyes, kamerarendszert és webshopot üzemeltető cég teljes körű felkészítése. A joszaki.hu-n a megrendelők az adott munkára kérnek személyre szabott árajánlatot, mert az ár az átvilágítás után válik pontossá. A szakember a felmérés után tud pontos árajánlatot küldeni, ezért érdemes röviden leírni a cég méretét és a kezelt adatok körét. Az aktuális, szakemberektől származó díjszabást a GDPR tanácsadás árak oldalon nézheted meg. Fontos: egyetlen szabályzat sem jelent automatikus védelmet a bírság ellen, a megfelelés a dokumentum tényleges betartásán múlik.

Milyen GDPR-feladattal keresnek szakembert a joszaki.hu-n?

A rendszerünkbe érkezett, hozzájárulással megosztott ajánlatkérések négy visszatérő igényt mutatnak: adatvédelmi tisztviselő kijelölése, szabályzatkészítés, kamerás megfelelés és meglévő dokumentumok aktualizálása. A cégek jellemzően azért keresnek szakembert, mert nincs érvényes szabályzatuk, vagy elavult a meglévő. A megrendelők jellemzően így fogalmaznak: kis cég vagyunk, és szeretnék szabályossá tenni a működést. Az alábbi idézetek valós megrendelői kérések, szó szerint, név nélkül.

„Nevelőszülői Hálózat részére adatvédelmi tisztviselőt keresek."

„Egyházi szervezetként, Bölcsődék működése során belső ellenőrzés következtében kérték mint közfeladatot ellátó intézmény, hogy adatvédelmi tisztviselőt alkalmazzunk. Ennek szeretnénk megfelelni és kijelölni egy tisztviselőt."

„Munkahelyi kamerarendszer működik egy pékségben és szabályossá szeretnénk tenni, hogy megfeleljenek a gdpr szabályoknak. Szabályzat készítésére, technikai eszközök megfelelő elhelyezettségére, munkavállalók informálására keresünk szakembert és kérünk előzetes árajánlatot. Köszönöm"

„Üdvözlöm! GDPR szabályzatra lenne szükségünk. Óvoda és mini bölcsőde, 4 csoport ill. 1 mini bölcsődei csoport 16 dolgozó. Az óvodában kamerarendszer működik. Köszönöm!"

„GDPR aktualizálását szeretném kérni."

A minta kicsi, ezért nem vonunk le belőle árstatisztikát. A kérések iránya viszont egyértelmű: az intézmények a tisztviselő kijelölését, a cégek pedig a kamerás megfelelést és a szabályzatot kérik leggyakrabban.

Hogyan készül fel egy weboldal a GDPR-ra?

A weboldal akkor felel meg a GDPR-nak, ha a látogató tájékozott hozzájárulást ad az adatai kezeléséhez. Ehhez három elem kell: egy közérthető adatkezelési tájékoztató, egy valódi választást adó süti-sáv és a kapcsolati űrlapoknál a cél megjelölése. A süti-sávnak úgy kell működnie, hogy az elutasítás ugyanolyan könnyű legyen, mint az elfogadás. A webshopoknál külön figyelni kell a számlázási és a szállítási adatok tárolási idejére. A tanácsadó ellenőrzi azt is, hogy a beágyazott külső szolgáltatások, például a hírlevélküldő vagy az analitika, kaptak-e megfelelő adatfeldolgozói hátteret.

Mit tegyek adatvédelmi incidens esetén?

Adatvédelmi incidens minden olyan esemény, amely személyes adat jogosulatlan kezeléséhez vezet, például egy ellopott laptop vagy egy rossz címre küldött lista. A GDPR 33. cikke szerint a súlyos incidenst 72 órán belül be kell jelenteni a NAIH-nak, azaz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak. Ezért minden cégnek előre ki kell dolgoznia egy incidenskezelési eljárást, amely megmondja, ki mit tesz az első órákban. A tanácsadó segít felállítani ezt a folyamatot, és betanítja a munkatársakat a felismerésre. A gyors, dokumentált reagálás enyhítő körülmény egy későbbi hatósági eljárásban.

Gyakori kérdések a GDPR tanácsadásról